مدیریت زمان

مدیریت زمان

تمام دریافت کنندگان جایزه ی نوبل به دنبال عشق و خدمت به بشریت بوده اند و هرگز به جایزه ی نوبل نیندیشیده اند. همان مقدار وقت در اختیار ماست که در اختیار پاستور، حافظ، انیشتین، ابن سینا و ... بود.    «جبران، خلیل، جبران»

تعریف زمان:

در فرهنگ آکسفورد «زمان» به عنوان تمام روزهای گذشته، حال و آینده، تعریف می شود و فرهنگ وِبستر، زمان را «کل دوران هستی جهان شناخته شده یا انسانیت» می داند و در فرهنگ عمید، در معنای وقت، هنگام و روزگار و نیز به معنای اجل و مرگ نیز آمده است.

بنابراین، زمان ابعاد گسترده ای به خود می گیرد که در بستر تاریخ و گذران زندگی شاهد بسیاری از مسائل و تحولات و تغییرات بوده و می باشد و به رغم تمام مسائل به راه خود ادامه می دهد یک ضرب المثل بیگانه می گوید: «زمان منتظر هیچ کس نمی شود» حتی در فرهنگ و ادب ایران نیز به اهمیت زمان و نحوه ی استفاده ی درست از آن اشاره شده است. آن گونه که حافظ می فرماید:

فرصت شمار صحبت کز این دو روزه منزل

چون بگذریم دیگر نتوان به هم رسیدن

و یا سعدی در گلستان چنین آورده که:

هر دم از عمر می رود نفسی   چون نگه می کنی نمانده بسی

ویژگیهای زمان

« وقت» منبعی است مثل سایر منابع ولی با آنها تفاوت هایی نیز دارد. از جمله:

2

• همه به طور یکسان آن را در اختیار دارند، یک دانش آموز، یک دانشجو، یک مدیر عالی رتبه، یک آموزگار، یک مهندس و ... همه به یک میزان وقت در اختیار دارند. شاید منصفانه ترین منبعی که در دنیا بین همه ی انسان ها به تساوی تقسیم شده وقت است، چه افراد موفـــــق و چه افراد ناموفــــق. به عبارت دیگـــــر، همه روزی 24 ساعت – و سالی 365 روز- وقت در اختیار دارند.

• برخی از خصوصیات وقت به قرار زیر است:

- وقت را نمی توان حفظ و نگهداری کرد. اگر امروز 2 ساعت وقت مازاد داشته باشیم، نمی توانیم آن را برای زمان دیگری ذخیره کنیم؛ در حالی که با سایر منابع می توان به نحو دیگر برخورد کرد.

- وقت منبعی شخصی است، یعنی نمی توان وقت کسی را به شخص دیگری واگذار کرد.بنابراین اگر بخواهیم از وقت کسی استفاده کنیم، باید وقت او را با خود او در اختیار بگیریم.

- تنها راه برخورد با وقت، مصرف آن است.

- وقت امروز را باید همین امروز و به نحوی صحیح مصرف کرد.

- باید بیاموزیم که چه کاری را در چه زمانی انجام دهیم.

- زمان و فعالیت ها را کنترل کنیم تا بتوانیم فعالیت های مورد نظر را در زمان خودشان انجام دهیم و موانع آنها را از میان برداریم.( ابراهیمی، عرفان(1387)، مدیریت زمان برای مدیران مدرسه ها، تهران، انتشارات مدرسه،ص20).

برای فهمیدن ارزش

یک ماه : از مادری که نوزاد زودرس به دنیا آورده است، بپرس.

یک ساعت: از عشاقی که در انتظار هم به سر می برند، بپرس.

یک دقیقه: از شخصی که هواپیما یا قطار را از دست داده، بپرس.

یک ثانیه: از بازمانده ی یک تصادف، بپرس.

یک دهم ثانیه: از شخصی که در المپیک مدال نقره به دست آورده، بپرس(ساداتیان، حمیدرضا ودیگران،1390، گنجینه ی ماوشما، تهران، انتشارات ماوشما، چاپ نوزدهم،150).

3

و اضافه می کنیم که برای فهمیدن ارزش یک سال: از دانش آموزی که خود را برای شرکت در آزمون سراسری آماده می کرده، ولی از ورود به دانشگاه بازمانده و یا شرایط ورود به رشته ی مورد علاقه ی خود را کسب نکرده، بپرس. همچنانکه شیخ اجل می فرماید:

عمـربــرف است وآفتاب تموز

اندکی ماندوخواجه غرّه هنوز

( اندیشه ی مثبت، مدیریت کارآمد1390،صص 26-25)

ضرورت و اهمیت استفاده ی مطلوب از زمان: بر اساس آنچه گفته شد: زمان سرمایه ی ارزشمندی است ولی تمام شدنی و از دست رفتنی است، چه بسیارند کسانی که دوران پیری خویش را سپری می کنند ولی حسرت از دست دادن زمان و بهره نگرفتن از آن را می خورند. در میان انواع منابع و امکاناتی که انسان ها در اختیار دارند زمان از همه ی آنها مهم تر و با ارزش تر می باشد، چون که با در اختیار داشتن زمان شاید بتوان سایر منابع دیگر را به دست آورد ولی با وجود سایر منابع نمی توانیم زمان را بدست آوریم. بنابراین باید ازلحظه لحظه ی این سرمایه ی عظیم در راه سعادت و کمال و بهروزی خود بهره بگیریم و با در اختیار گرفتن آن، موفقیت خویش را در زندگی تضمین نمائیم. ضرورت کسب مهارت در استفاده از زمان در این است که موجب سازماندهی کارهای اجرایی و روزانه می گردد، برنامه ریزی دقیق و امکان اجرای برنامه ها را بوجود می آورد، از اتلاف انرژی پرهیز می شود، نظم و انضباط در کارهای شخصی به وجود می آید، کارآیی و اثر بخشی فعالیت ها افزایش می یابد . مسائل مهم و ضروری شناسایی می گرددو...

تکنیک های استفاده ی مناسب از زمان

برای اینکه بتوانید از زمان بهتر استفاده کنید، بهتر است کارها و فعالیت هایی که نیاز به خلاقیت بیشتری دارند را در طرف صبح

4

انجام دهید و کارهای متداول و معمولی روزانه را به بعدازظهر

موکول نمایید چون که انسان در بعدازظهر با افت انرژی مواجه می با شد و نیروی بدنی او کم می گردد و امکان پرداختن به کارهای خلاق کم می شود.

جهت استفاده از زمان به طور مناسب لازم است مهارت مطالعه کردن را بیاموزید، بدون مهارت مطالعه زمان بیشتری جهت یادگیری مقدار و حجم کمتری از مطالب صرف خواهید نمود .

زمان خودتان را به طور مناسب بین کارهایی که باید انجام دهید تقسیم بندی نمایید . از جمله فعالیت هایی که بخشی از زمان را باید صرف آنها نمود، عبارتند از: کار، تفکر، تفریح، مطالعه، ورزش و ...

برخی برای استفاده ی مطلوب از زمان ، کارها و فعالیت های خود را به پنج گروه تقسیم می نمایند و با توجه به درجه ی اهمیت آنها به انجام امور می پردازند. این پنج گروه عبارتند از:

1-کارهای مهم و فوری: کارهایی هستند که برای ما، هم مهم می باشند و هم انجام دادن آن ها حالت اورژانسی دارد و در انجام آن ها باید عجله و سرعت عمل به خرج داد.

2-کارهای مهم اما غیر فوری: کارهایی هستند که مهم و ارزشمند می باشند اما انجام آن به فوریت نیاز ندارد. بنابراین در پرداختن به این کارها باید با تأمل عمل نمود.

3-کارهای غیر مهم اما فوری: کارهایی هستند که انجام دادن آن ها ضرورت دارد و با سرعت باید به آن ها بپردازید ولی مهم و حیاتی نیستند.

4-کارهای کم اهمیت و غیرفوری: کارهایی هستند که نه ارزش آن ها زیاد است و نه نیاز به سرعت عمل و عجله ای در انجام آن ها وجود دارد.

5

5-کارهای بیهوده و وقت گیر: کارهایی هستند که صرفاً جهت گذراندن وقت به آن ها پرداخته می شود.

اگر شما هم کارهای خود را مطابق تقسیم بندی بالا انجام دهید، باید سعی کنید ابتدا کارهای مهم و فوری، سپس کارهای مهم و غیرفوری، و بعد کارهای دیگر را در اولویت قرار دهید(ملکی، حسن،1389، 30مهارت زندگی ویژه جوانان ونوجوانان، تهران، انتشارات آییژ.صص 65-63).

تمرین فوری

جهت کسب انگیزش لازمه از این تمرین، فرض را بر این بگذارید که تنها 21 روز از عمرتان باقی مانده و به سرعت برق راهی دیار باقی خواهید شد. پرسش این است که در این فرصت باقی مانده حسرت چه کارهای نکرده ای را خواهید خورد؟ بله. ذهن مشغولی و درون کاوی هایی از این نوع است که مانع از فرصت سوزی، مسامحه کاری  و عافیت طلبی می شود. (لیندن فیلد، گیل،1387، 36 راز کامیابی، ترجمه، بهزادرحمتی، تهران، نشرشهرام،صص52-49).

سخنان بزرگان

* آغاز هر پروژه ای برابر با انجام نیمی از کل کار است. بنابراین آگاهانه آستین همت خود را بالا بزنید.    هوراس(Horace)

* واقعیت این است که بردباران و فرصت کُشان نیز از خود برخورداری های زندگی برخوردار می شوند و لیکن این دسته از اشخاص در این رابطه حق انتخاب ندارند زیرا بهترین های زندگی، توسط پیشگامان و فرصت سازان شکار می شوند.آبراهام لینکلن( Abraham   Lincoln   )

* فرد کامیاب کسی است که همواره پیش از واکنش و اقدام دیگران، عمل می کند.  بارون روشیلد( Rothschild  )

تهیه و تنظیم: همایون شهابی

6